Secretariando com efetividade

O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e *clara* as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro evento. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes.
Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página e reduzindo sua legibilidade, sob o ponto de vista tipográfico.
As características básicas da formatação de atas são:

• texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens – ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;
• números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso;
• sem emprego de abreviaturas ou siglas;
• sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
• todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);

Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o “digo”, como no exemplo: “(…) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (…)”. Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: “Em tempo: onde consta ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’”
Vamos a um modelo simplificado de ata de reunião:

Modelo de ata de reunião

Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília – São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluída no Plano Plurianual da Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.

Como você pode perceber, não se trata de um texto complexo de redigir, embora seja pouco legível devido à ausência de parágrafos. Secretariar a reunião, entretanto, exige destreza para acompanhar a discussão ao mesmo tempo em que se toma notas suficientemente detalhadas, portanto algumas das dicas do artigo “7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade” podem vir a calhar.
Para finalizar, uma dica especial para quem chama a si a responsabilidade de secretariar e produzir as atas de reuniões de grupos voluntários ou de organizações como condomínios e CIPAs: não se deixe levar pelo formalismo! O importante de uma ata é registrar com fidelidade e clareza o que se discutiu, sem deixar margem para alterações posteriores. Pense mais no conteúdo e menos no modelo, e você fará as atas mais efetivas.


Fonte :

http://www.efetividade.net

Como encerrar uma reunião com efetividade

Uma reunião de trabalho idealmente tem introdução, desenvolvimento e conclusão. Na introdução os participantes e temas em pauta são apresentados; no desenvolvimento, debate-se os temas e as soluções são propostas; e na conclusão são sintetizadas as decisões e definições.
Entretanto, quando deixada ao acaso, muitas vezes a reunião se encerra sem uma etapa de conclusão apropriada, e assim as pessoas saem com opiniões diferentes sobre o que de fato foi definido, e quais as pendências que cabem a cada um. Já falamos anteriormente sobre a importância de produzir e divulgar uma ata de todas as reuniões, mas nem a ata será efetiva se as pessoas saíram da reunião com visões diferentes sobre o que foi tratado.
Vamos a um extrato dos passos para um bom encerramento de reunião, que sumarize tudo o que foi discutido e decidido. A seqüência é baseada no artigo “How to properly wrap up a meeting“:

• Tenha certeza de que todos os participantes estão presentes: se alguém saiu da reunião e não voltou, não há como o encerramento surtir efeito imediatamente para esta pessoa. Registre o fato, e certifique-se de enviar um resumo por escrito para ele o quanto antes.
• Repasse brevemente os principais pontos discutidos: baseie-se em suas anotações, e preste atenção no feedback, registrando especialmente se alguém discordar delas, retificando.
• Repasse, não tão brevemente, a lista do que precisará ser feito, por quem e até quando: possivelmente este é o ponto crucial. Explore-o até não restar qualquer dúvida, ambigüidade ou margem para confusão.
• Agende a próxima reunião: mesmo que já esteja agendada, volte a anunciá-la.
• Avise sobre a ata: informe quem vai fazer, quando estará disponível, como será enviada ou disponibilizada.
• Abra a palavra para considerações finais: verifique se alguém tem comentários adicionais sobre os temas que estiveram em pauta.
• Encerre de forma positiva: Pouca gente gosta de reuniões. Agradeça a todos por sua participação, deixe claro que valoriza o esforço e a presença de cada um, e reforce a importância do que foi discutido. 

http://www.efetividade.net

O Manual da Reunião Efetiva

Agendamento a tempo. Existem as reuniões de emergência, mas também existem as que ocorrem em cima da hora porque algum gestor não se organizou.
A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.
Horário para encerrar. Toda reunião previamente agendada tem horário para iniciar, mas é comum não haver previsão de horário para encerrar.
Algumas reuniões (por exemplo, assembleias realizadas entre pares, como as de condôminos ou trabalhistas) não devem mesmo encerrar sem ser por comum acordo, mas uma reunião de equipe de projeto ou entre membros de uma mesma organização pode e deve ser planejada para caber em um determinado horário, e a existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.

Pauta preliminar. Todas as pessoas chamadas a participar devem saber, já no primeiro contato verificando sua disponibilidade para participar da reunião, quais os assuntos que serão tratados, e qual o objetivo de quem está promovendo o encontro (É para comunicar algo? Para decidir algo? Muda o que já se planejou?), para que possam responder e se preparar adequadamente.
Definir uma pauta inicial, ainda que bem simples – pode ser distribuída em um simples e-mail informal – é essencial.

Pauta definitiva. Quando a reunião já estiver completamente agendada, é hora de divulgar uma versão mais completa da pauta, incluindo os temas originais e possíveis outros temas adicionais que tenham sido sugeridos por outros participantes, local e horário (de início e fim), e lista de quem estará presente.

Elenco de apoio: quanto maior o número de participantes sem interesse direto no assunto que estiver sendo tratado, maior será a complexidade (desnecessária!) da comunicação na reunião. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isso claro desde o princípio, para que todos vejam isso como um ponto positivo, e não como uma rejeição!

Reunião não é sinônimo de assembleia. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata.
Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva – mas cuidado para não sofrer um “choque de realidade” pós-reunião: chame para o encontro também as pessoas que compreendem os detalhes práticos das situações em análise, e não apenas os tomadores de decisão.

Telefonemas e interrupções. É uma constante: quem está em uma reunião geralmente preferiria estar em outro lugar, e tem outras obrigações ocorrendo em paralelo.  A cortesia manda não deixar o celular levar vantagem: quem abriu mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que você deve ser privilegiado com a sua atenção.
Mas a cortesia não basta: é importante haver uma política clara quanto ao tratamento de ligações, torpedos, etc. É aceitável lidar com eles no próprio ambiente da reunião? É preferível sair da sala? Ou eles devem ser ignorados por toda a duração do encontro? Exceções são inevitáveis, mas a regra para os casos normais, quando definida, é melhor que o improviso e a incerteza.

Cuidado com os detalhes de implementação. Quando a reunião ocorre entre pessoas que conhecem operacionalmente (a fundo ou não) o assunto em discussão, é comum que as discussões sobre “como” fazer algo sejam muito mais saborosas do que a mera decisão sobre “o que” fazer, que normalmente é o objeto da reunião.
Assim, quase ninguém resiste a entrar neste debate (“em que linguagem vai ser?”, “com qual ferramenta?”, “qual a potência do motor?”, “no meu tempo isso era feito com arquivos-texto”, etc) logo após a decisão sobre “o que” fazer ter sido tomada. Só que isso tende a fugir da pauta, a não envolver todos os presentes, e até a adiantar perigosamente decisões técnicas que deveriam ser feitas com mais análise.
Se você notar que isso está ocorrendo, proponha uma reunião (não no mesmo dia!) para tratar especificamente do assunto, e prossiga com sua pauta original!

Polarização e monólogos. A não ser que alguns participantes tenham sido designados como ouvintes, reuniões devem garantir voz e vez a todos os integrantes, pois as conclusões comprometerão igualmente a todos.
Ao perceber que um debate está se polarizando ou mesmo que algum participante está tentando impedir que outro conclua suas ideias, intervenha! Certifique-se que todos terão oportunidade de se expressar, se possível sem limitar o direito de réplicas.

Temas fora da pauta. Se durante a reunião surgirem temas não conexos aos da pauta mas apropriados ao público presente, o secretário deve tomar nota deles, e a reunião prossegue sobre os pontos originais da pauta.
Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem ser colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura (e este agendamento também deverá constar na ata ou registro da reunião).

Secretaria é essencial

Toda reunião precisa de um secretário ou secretária previamente designado. Pode ser um dos participantes, que recebe esta atribuição adicional, ou uma pessoa que não participa das deliberações da reunião em si (embora esteja presente), mas fica encarregada de secretariá-la.
O papel do secretário é simples, mas exige atenção: ele deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata ou resumo sumarizando-as – logo após a reunião.
Idealmente, antes de encerrar a reunião o secretário deve ser convidado a ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que todos os presentes têm o mesmo entendimento (naturalmente eles terão outra oportunidade para confirmar se concordam também com a ata ou registro, após sua produção).
O ideal é haver um mecanismo previamente definido sobre a forma de divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade responsável pela reunião? É um documento público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado de propor fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.
Modelo de ata de reunião
O modelo de ata do Efetividade.net está à disposição, mas sabemos que em reuniões de equipe nem sempre é necessário seguir o velho modelo formal de ata: um registro simples (ou o chamado “resumo executivo”), com uma descrição informal em texto livre, é suficiente para preservar a memória da reunião.
Mas, seja qual for o modelo, os itens abaixo não podem faltar na sua ata ou registro de reunião:

• Tema da reunião
• Motivo da sua realização
• Data, horário, duração e local em que se realizou
• Quem a conduziu (se for o caso), quem secretariou e quem esteve presente
• Tópicos discutidos e decisões tomadas
• Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável por ela

Fonte :

http://www.efetividade.net/2011/05/02/reuniao/

Tipos de dados

Primitivos


Tipos primitivos de dados, são aqueles fornecidos pelas linguagens e que não serão, necessariamente, os mesmo em todas as linguagens. A linguagem funcional Haskell, por exemplo, apresenta tipos primivos muito interessantes. Os tipo primitivos mais comuns são:

int -> tipo de dado que representa um numero inteiro: 23, -1989, etc


real -> tipo de dado que representa um ponto flutuante: 3.0, -8.76, etc

caracter - > tipo de dado que representa um ou mais caracteres entre aspas simples ou dupla. Também conhecido como alfanumérico.
lógico - > tipo de dado logico que só pode assumir dois valores: verdadeiro ou falso ideal para estruturas de teste.

De um modo geral, os tipos inteiro, real e caracter (que armazena só um caracter) apresentam as mesmas características em várias linguagens.

Linguagem Natural/fluxo/linguagem ual

linguagem natural
O inicio do algoritmo começa a primeira ordem e terminal com a ultima ordem, Você poderá, ou nao, numerar os passos.
fluxograma
estrutura basica
inicio -> a sequencia de passos devera estar compreendida  os simboloes de inicio e de fim.

linguagem UAL.
Estrutura basica
Todos os comandos serao colocados apos o comando prog e antes do comando fimprog
inicio
prog nome
o nome do algoritmo é obrigatorio e só poderá ter letras e numeors
fim
fimprog
comando que finaliza o algoritmo. não tem parâmetro.


os caracteres de controla \n e \t são usados com o comando imprima para que o programador tenha poder de decidir onde o dados.

quando você está digitando no word, muitas vezes pressionada a tecla enter para passar par aa próxima linha. é exatamente isso que representa \n, a tecla 'enter'

quando você quer fazer o parágrafo de forma mais rápida, pressiona tab  e o cursos se desloca para uma columa pré-determinada. em programação, geralmente, essas colunas são 1 9 17 25 33 41 49 57 65 73 e chamamos de zona o conjunto de 8 colunas.

operador
+
adição
2 + 3
-
subtração
14-5
*
multiplicação
4 * 3
/
Divisão real
20/3 ou 20/3.5
div
divisão inteira
8 div 5
%
resto da divisão inteira
30%4
**
Potencialização
2**3

No sertão.

Ferramentas

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Teoria da Informação de Shannon

A Teoria da Informação de Shannon faz essa distinção, mas, na prática, os dois termos se confundem, e os dados originais são chamados de dados de entrada e os dados resultantes do processamento são chamados de dados de saída.