Agendamento a tempo. Existem as reuniões de emergência, mas também existem as que ocorrem em cima da hora porque algum gestor não se organizou.
A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30
minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h
pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não
produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo
suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.
Horário para encerrar. Toda reunião previamente agendada tem horário para iniciar, mas é comum não haver previsão de horário para encerrar.
Algumas reuniões (por exemplo, assembleias realizadas entre pares,
como as de condôminos ou trabalhistas) não devem mesmo encerrar sem ser
por comum acordo, mas uma reunião de equipe de projeto ou entre membros
de uma mesma organização pode e deve ser planejada para caber em um
determinado horário, e a existência de uma hora marcada para o seu fim
pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas
discussões.
Pauta preliminar. Todas as pessoas chamadas a
participar devem saber, já no primeiro contato verificando sua
disponibilidade para participar da reunião, quais os assuntos que serão
tratados, e qual o objetivo de quem está promovendo o encontro (É para
comunicar algo? Para decidir algo? Muda o que já se planejou?), para que
possam responder e se preparar adequadamente.
Definir uma pauta inicial, ainda que bem simples – pode ser distribuída em um simples e-mail informal – é essencial.
Pauta definitiva. Quando a reunião já estiver
completamente agendada, é hora de divulgar uma versão mais completa da
pauta, incluindo os temas originais e possíveis outros temas adicionais
que tenham sido sugeridos por outros participantes, local e horário (de
início e fim), e lista de quem estará presente.
Elenco de apoio: quanto maior o número de
participantes sem interesse direto no assunto que estiver sendo tratado,
maior será a complexidade (desnecessária!) da comunicação na reunião.
Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que
foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este
ponto for tratado. Deixe isso claro desde o princípio, para que todos
vejam isso como um ponto positivo, e não como uma rejeição!
Reunião não é sinônimo de assembleia. Pessoas que
você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam
informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem
fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata.
Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances
de ser produtiva – mas cuidado para não sofrer um “choque de realidade”
pós-reunião: chame para o encontro também as pessoas que compreendem os
detalhes práticos das situações em análise, e não apenas os tomadores
de decisão.
Telefonemas e interrupções. É uma constante: quem
está em uma reunião geralmente preferiria estar em outro lugar, e tem
outras obrigações ocorrendo em paralelo. A cortesia manda não deixar o
celular levar vantagem: quem abriu mão de seus compromissos para estar
no mesmo ambiente que você deve ser privilegiado com a sua atenção.
Mas a cortesia não basta: é importante haver uma política clara
quanto ao tratamento de ligações, torpedos, etc. É aceitável lidar com
eles no próprio ambiente da reunião? É preferível sair da sala? Ou eles
devem ser ignorados por toda a duração do encontro? Exceções são
inevitáveis, mas a regra para os casos normais, quando definida, é
melhor que o improviso e a incerteza.
Cuidado com os detalhes de implementação. Quando a
reunião ocorre entre pessoas que conhecem operacionalmente (a fundo ou
não) o assunto em discussão, é comum que as discussões sobre “como”
fazer algo sejam muito mais saborosas do que a mera decisão sobre “o
que” fazer, que normalmente é o objeto da reunião.
Assim, quase ninguém resiste a entrar neste debate (“em que linguagem
vai ser?”, “com qual ferramenta?”, “qual a potência do motor?”, “no meu
tempo isso era feito com arquivos-texto”, etc) logo após a decisão
sobre “o que” fazer ter sido tomada. Só que isso tende a fugir da pauta,
a não envolver todos os presentes, e até a adiantar perigosamente
decisões técnicas que deveriam ser feitas com mais análise.
Se você notar que isso está ocorrendo, proponha uma reunião (não no
mesmo dia!) para tratar especificamente do assunto, e prossiga com sua
pauta original!
Polarização e monólogos. A não ser que alguns
participantes tenham sido designados como ouvintes, reuniões devem
garantir voz e vez a todos os integrantes, pois as conclusões
comprometerão igualmente a todos.
Ao perceber que um debate está se polarizando ou mesmo que algum
participante está tentando impedir que outro conclua suas ideias,
intervenha! Certifique-se que todos terão oportunidade de se expressar,
se possível sem limitar o direito de réplicas.
Temas fora da pauta. Se durante a reunião surgirem
temas não conexos aos da pauta mas apropriados ao público presente, o
secretário deve tomar nota deles, e a reunião prossegue sobre os pontos
originais da pauta.
Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem
ser colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura (e este
agendamento também deverá constar na ata ou registro da reunião).
Secretaria é essencial
Toda reunião precisa de um secretário ou secretária previamente
designado. Pode ser um dos participantes, que recebe esta atribuição
adicional, ou uma pessoa que não participa das deliberações da reunião
em si (embora esteja presente), mas fica encarregada de secretariá-la.
O papel do secretário é simples, mas exige atenção: ele deve ficar
encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que
serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e
gerar uma ata ou resumo sumarizando-as – logo após a reunião.
Idealmente, antes de encerrar a reunião o secretário deve ser
convidado a ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para
certificar-se de que todos os presentes têm o mesmo entendimento
(naturalmente eles terão outra oportunidade para confirmar se concordam
também com a ata ou registro, após sua produção).
O ideal é haver um mecanismo previamente definido sobre a forma de
divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade
responsável pela reunião? É um documento público ou não? Quanto mais
firme for esta política, mais automática será a difusão das informações
da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado
de propor fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado
muito tempo a algum problema secundário.
Modelo de ata de reunião
O
modelo de ata
do Efetividade.net está à disposição, mas sabemos que em reuniões de
equipe nem sempre é necessário seguir o velho modelo formal de ata: um
registro simples (ou o chamado “resumo executivo”), com uma descrição informal em texto livre, é suficiente para preservar a memória da reunião.
Mas, seja qual for o modelo, os itens abaixo não podem faltar na sua ata ou registro de reunião:
- Tema da reunião
- Motivo da sua realização
- Data, horário, duração e local em que se realizou
- Quem a conduziu (se for o caso), quem secretariou e quem esteve presente
- Tópicos discutidos e decisões tomadas
- Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável por ela
Fonte :
http://www.efetividade.net/2011/05/02/reuniao/